AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS > IDENTIFICANDO PROCESOS CANDIDATOS
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Según el estudio "Anatomía del Trabajo" de Asana, el 58% de la jornada laboral se dedica a tareas repetitivas y de bajo valor estratégico. Por otra parte, el costo de contratar personal sigue en aumento debido a la escasez de talento, reducción de la jornada laboral y reformas previsionales. Estas circunstancias obligan a las empresas a tomar decisiones cruciales para asegurar su supervivencia.
AUTOMATIZACIÓN INTELIGENTE DE PROCESOS
AUTOMATIZACIÓN INTELIGENTE DE PROCESOS
La automatización inteligente de procesos combina la RPA (automatización robótica de procesos) con Inteligencia Artificial, constituyendo una herramienta poderosa que puede transformar la eficiencia y productividad de una organización. Gartner pronostica que las empresas que adopten esta estrategia podrían reducir sus costos operativos en un 30%.
Sin embargo, no todos los procesos son adecuados para la automatización. Identificar los procesos correctos es crucial para maximizar el retorno de la inversión (ROI) y garantizar el éxito de la implementación. A continuación, se presenta una propuesta sobre cómo elegir procesos candidatos para la automatización y un mecanismo de priorización basado en mejores prácticas.
IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS CANDIDATOS
IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS CANDIDATOS
La identificación de procesos que podrían beneficiarse de la automatización comienza con una evaluación minuciosa de las operaciones actuales de la organización. Este paso implica recolectar datos y realizar un análisis exhaustivo de los procesos existentes. Aquí hay algunas preguntas clave que pueden guiar este proceso de descubrimiento:
¿Cómo se llama el proceso candidato?
¿A qué unidad de negocio o área pertenece el proceso?
¿Quiénes ejecutan el proceso (cargos/roles)?
¿Cuál es una descripción breve del proceso?
¿Cuáles son los pasos del proceso a alto nivel?
¿Cuánto tiempo demora el proceso?
¿Con qué frecuencia se ejecuta el proceso?
¿Cuántas horas a la semana dedica la empresa a este proceso?
¿Cuántas horas a la semana dedica la empresa a validar que el proceso se ejecutó correctamente?
¿Cuántas horas a la semana dedica la empresa a corregir errores del proceso?
¿Existe riesgo de multas, sanciones u otro perjuicio económico por errores en el proceso?
¿Cuáles son las fuentes de información para el proceso (sistemas involucrados)?
¿Cuáles son los resultados esperados del proceso?
¿El proceso está bien definido por reglas y lógica de negocio claras?
¿El proceso está sujeto a cambios frecuentes?
Estas preguntas ayudan a comprender la complejidad, frecuencia e importancia del proceso, proporcionando una base sólida para evaluar su idoneidad para la automatización.
MECANISMO DE PRIORIZACIÓN
MECANISMO DE PRIORIZACIÓN
Una vez identificados los procesos candidatos, es esencial priorizarlos para abordar primero aquellos con mayor impacto potencial. Aquí se presenta un mecanismo de priorización basado en criterios clave derivados de las preguntas anteriores:
Duración del proceso: Procesos que toman más tiempo pueden tener más actividades para automatizar, lo que los hace complejos y costosos, pero también ofrecen grandes oportunidades de mejora. Procesos más rápidos mejoran la experiencia del cliente y del colaborador, llevando a una mayor satisfacción y eficiencia.
Horas dedicadas semanalmente: Muchas horas dedicadas indican complejidad o ineficiencias. Esto puede deberse a una definición deficiente del proceso, falta de responsables claros o herramientas inadecuadas. Menos tiempo dedicado sugiere mayor eficiencia y menos actividades que no agregan valor. Automatizar estos procesos puede liberar recursos para tareas más estratégicas.
Horas dedicadas a corregir errores: Muchas horas dedicadas a corrección indican problemas fundamentales como herramientas inadecuadas o falta de integración. Reducir este tiempo es crucial para la eficiencia. Automatizar procesos con altos índices de error puede reducir costos y mejorar la calidad.
Horas dedicadas a validar el proceso: Muchas horas de validación indican falta de confianza en los resultados que genera el proceso y hacen que el proceso sea ineficiente. Menos tiempo de validación indica mayor confianza en los resultados. Automatizar estos procesos aumenta la precisión y reduce la necesidad de controles adicionales, mejorando la eficiencia general.
Riesgo de multas o sanciones: Procesos con alto riesgo de errores que pueden llevar a multas o sanciones suelen tener múltiples actividades de validación, ralentizando el proceso y aumentando costos. Automatizar estos procesos puede reducir significativamente el riesgo de errores y sanciones, mejorando la eficiencia, seguridad y conformidad.
Definición del proceso: Procesos mal definidos, que no cuentan con las reglas y lógica de negocio claras no son buenos candidatos para la automatización, ya que pueden hacer ineficiente el proceso de implementación. Procesos bien documentados y definidos son más adecuados, facilitando la implementación y aumentando las probabilidades de éxito, mejorando la eficiencia y reduciendo errores.
Frecuencia de cambios: Procesos sujetos a cambios frecuentes pueden no ser ideales para la automatización, ya que requerirán actualizaciones constantes, lo cual podría ser costoso. Evaluar la frecuencia y magnitud de los cambios es crucial. Si los cambios son menores y poco frecuentes, el proceso puede ser un buen candidato para la automatización, llevando a una mayor estabilidad y eficiencia.
Entendiendo que cada organización tiene su propias condiciones, cada criterio puede ponderar de manera distinta al momento de priorizar. Por ejemplo, el sector financiero está fuertemente regulado en comparación con otros sectores, por lo tanto, el criterio de riesgo de multas o sanciones puede ser más sensible que para otras empresas.
Puedes crear una copia de esta plantilla para registrar y priorizar tus procesos candidatos. Si tienes dudas, ¡hablemos!.
CONCLUSIONES
CONCLUSIONES
La automatización inteligente de procesos es una herramienta poderosa que puede transformar la eficiencia y productividad de una organización, pudiendo reducir los costos operativos en hasta un 30%. Elegir los procesos adecuados para la automatización es crucial para el éxito de su implementación. Utilizando un enfoque estructurado para identificar y priorizar procesos candidatos, las organizaciones pueden asegurar que sus esfuerzos de automatización proporcionen el mayor valor posible. La clave es evaluar cuidadosamente cada proceso y considerar su impacto potencial, asegurando así una implementación exitosa y un retorno significativo de la inversión.
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